Verkkohakuprosessista vastaavan tahon suorittama tietojen (henkilötietojen) käsitteleminen

Yleisiä tietoja
Tämän tietosuojaselosteen, joka koskee yksinomaan sähköisen hakuprosessin yhteydessä kerättyjä tietoja, tarkoituksena on kertoa sinulle, miten sähköisen hakuprosessin yhteydessä kerättyjä henkilötietojasi käsitellään meillä.
 
Rekisterinpitäjä
Tietosuojalainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä on:
[Yrityksen nimi ja oikeudellinen muoto]
[Yrityksen osoite]
Puhelin: [puhelinnumero]
Kaupparekisterinumero: [rekisterinumero]
Rekisterituomioistuin: [rekisterituomioistuimen nimi]
Tietosuojavastaava: [tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot, jos sellainen on].
 
Hakemusmenettelyn yhteydessä kerätyt henkilötiedot
Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistetun tai tunnistettavissa olevan henkilön henkilökohtaisia tai aineellisia olosuhteita koskevia tietoja. Näihin tietoihin kuuluvat esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero ja syntymäaika, mutta myös tiettyyn uraan jne. liittyvät tiedot, joiden perusteella tietty henkilö voidaan kohtuullisin toimin tunnistaa. Henkilötietoja eivät kuitenkaan ole tiedot, joita ei voida (epä)suoraan yhdistää todelliseen henkilöllisyyteesi.
 
Hakemusasiakirjoista ja hakuprosessin aikana kerättyjen henkilötietojen käsittelyn perusteet ja tarkoitukset.
Jos haet meiltä sähköisesti eli sähköpostitse tai verkkolomakkeella, keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi hakuprosessin toteuttamista ja sopimusten valmistelua varten.
Lähettämällä hakemuksen rekrytointisivustomme kautta ilmaiset kiinnostuksesi aloittaa työt meillä. Tässä yhteydessä toimitat henkilötietoja, joita käytämme ja tallennamme yksinomaan työnhaku-/hakemusprosessin tarkoituksiin.
Tämän prosessin aikana kerätään erityisesti seuraavia tietoja:
nimi (etu- ja sukunimi)
sähköpostiosoite
puhelinnumero
LinkedIn-profiili (vapaaehtoinen)
kanava, jonka kautta löysit meidät
Lisäksi voit halutessasi ladata ilmaisevia asiakirjoja, kuten saatekirjeen, ansioluettelosi ja suosituskirjeitä. Nämä voivat sisältää muita henkilötietoja, kuten syntymäajan, osoitteen jne.
Vain valtuutetuilla henkilöstöhallinnon työntekijöillä ja/tai hakuprosessiin osallistuvilla työntekijöillä on pääsy tietoihisi.
Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti vain sen avoimen työpaikan täyttämiseksi, jota olet hakenut.
Tietojasi säilytetään 90 päivän ajan hakuprosessin päättymisen jälkeen. Tämä tehdään yleensä lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi ja/tai oikeudellisista säännöksistä johtuvien vaatimusten puolustamiseksi. Tämän ajanjakson jälkeen olemme velvollisia poistamaan tai anonymisoimaan tietosi. Jos tiedot anonymisoidaan, ne ovat käytettävissämme vain niin sanottuina metatietoina ilman suoraa henkilöllisyysviittausta tilastollisia analyysejä varten (esimerkiksi mies- ja/tai naishakijoiden osuus, hakemusten määrä tiettynä ajanjaksona jne.).

Lisäksi pidätämme oikeuden säilyttää tietojasi [määrä] päivää hakuprosessin päättymisen jälkeen, jotta voimme lisätä ne Talent Pool -rekisteriin ja tunnistaa muita avoimia työpaikkoja, jotka saattavat kiinnostaa sinua. Tämä koskee esimerkiksi oppisopimus- tai harjoittelupaikkoja koskevia hakemuksia. Hyväksymällä tietosuojaselosteen annat suostumuksesi siihen, että tietojasi säilytetään edelleen ja että ne sisällytetään Talent Pooliin.
Jos sinulle tarjotaan työpaikkaa ja hyväksyt sen hakuprosessin aikana, säilytämme hakuprosessin yhteydessä kerätyt henkilötiedot vähintään työsuhteesi keston ajan.
 
Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Hakemuksesi yhteydessä toimitetut tiedot siirretään TLS-salauksen avulla ja tallennetaan tietokantaan. Tätä tietokantaa ylläpitää Personio GmbH, joka tarjoaa henkilöstöhallinnon ja hakijahallinnan ohjelmistoratkaisua (https://www.personio.com/legal-notice/). Tässä yhteydessä Personio on GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelijämme. Tässä tapauksessa käsittely perustuu meidän rekisterinpitäjänä ja Personion väliseen sopimukseen tilausten käsittelystä.
 
Rekisteröityjen oikeudet
Jos me rekisterinpitäjänä käsittelemme henkilötietoja, sinulla rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) III luvun nojalla tiettyjä oikeuksia käsittelyn oikeusperustasta ja tarkoituksesta riippuen, erityisesti oikeus saada pääsy tietoihin (GDPR 15 artikla) ja oikeus tietojen oikaisemiseen (GDPR 16 artikla), poistamiseen (GDPR 17 artikla), käsittelyn rajoittamiseen (GDPR 18 artikla) ja tietojen siirrettävyyteen (GDPR 20 artikla) sekä oikeus vastustaa käsittelyä (GDPR 21 artikla). Jos henkilötietoja käsitellään suostumuksellasi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi yleisen tietosuoja-asetuksen 7 III artiklan nojalla.
Jos haluat käyttää rekisteröidyn oikeuksiasi tämän sähköisen hakuprosessin aikana käsiteltyjen tietojen osalta, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme (ks. kohta 2).

Loppusäännökset 
Pidätämme oikeuden mukauttaa tätä tietosuojaselostetta milloin tahansa varmistaaksemme, että se on aina voimassa olevien lakisääteisten vaatimusten mukainen, tai mukautuaksemme hakuprosessissa tai muissa prosesseissa tapahtuviin muutoksiin. Tässä tapauksessa uutta tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin myöhempiin vierailuihin tällä rekrytointisivustolla tai myöhempiin työhakemuksiin.Tämän tietosuojaselosteen lisäksi voit tutustua yleiseen tietosuojaselosteeseemme osoitteessa [linkki omaan tietosuojaselosteeseen].

Rekrytointisivuston operaattorin suorittama tietojen (henkilötietojen) käsitteleminen

Yleiset tiedot

Rekrytointisivuston operaattori on Personio SE & Co. KG, joka tarjoaa henkilöstöhallinnon ja hakijanhallinnan ohjelmistoratkaisun (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Hakemuksen yhteydessä käsitellyt tiedot siirretään käyttämällä TLS-salausta, ja ne tallennetaan tietokantaan. Näiden tietojen yksinomainen, EU{{n}} yleisen tietosuoja-asetuksen 24 artiklan merkityksen mukainen rekisterinpitäjä on verkkohakuprosessin toteuttava yritys. Personion rooli rajoittuu ohjelmiston ja rekrytointisivuston hallintaan, joten se on tässä asiayhteydessä tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelijä. Tässä tapauksessa Personion suorittama käsittely perustuu tilausten käsittelyä koskevaan sopimukseen, jonka rekisterinpitäjä on tehnyt Personion kanssa. Lisäksi Personio SE & Co. KG käsittelee lisätietoja, joista osa voi olla henkilötietoja, palvelujensa tarjoamista, erityisesti tämän rekrytointisivuston hallintaa varten. Tästä kerrotaan tarkemmin jäljempänä.

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Puh.: +49 (89) 1250 1004
Kaupparekisterin kirjaus
Kaupparekisterin kirjaustunnus: HRA 115934
Rekisteröinnin oikeusistuin: Amtsgericht München
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: privacy@personio.com

Käyttölokit (”palvelinlokit”)

Aina kun rekrytointisivustoa käytetään, järjestelmä kerää automaattisesti yleisiä protokollatietoja, joita kutsutaan palvelinlokeiksi. Tiedot ovat pääsääntöisesti pseudonymisoituja, joten niiden perusteella ei pystytä päättelemään yksittäisen henkilön henkilöllisyyttä. Ilman näitä tietoja ohjelmiston sisältöä olisi joissain tapauksissa teknisesti mahdotonta toimittaa tai näyttää. Lisäksi tietojen käsitteleminen on ehdottoman välttämätöntä turvallisuuden kannalta, erityisesti tietojen käyttämisen, syöttämisen, siirron ja tallennuksen hallintaa varten. Näitä anonyymejä tietoja voidaan käyttää myös tilastollisiin tarkoituksiin sekä palveluiden ja teknologian optimointiin. Lisäksi lokitiedostot voidaan tarkistaa ja analysoida jälkeenpäin, kun epäillään, että ohjelmistoa on käytetty laittomasti. Käsittelyn oikeusperuste on Saksan TDDDG-tietosuojasäädöksen 25 § 2 momentin 2 kohta. Yleensä kerätään seuraavanlaisia tietoja: sivuston verkkotunnus, selain ja selainversio, käyttöjärjestelmä, IP-osoite sekä ohjelmiston käytön aikaleima. Lokikäsittelyn laajuus ei ylitä minkään muun sivuston lokien yleistä laajuutta. Käyttölokeja säilytetään enintään seitsemän päivän ajan. Oikeutta vastustaa tätä käsittelyä ei synny.

Virhelokit

Virheiden tunnistamista ja korjaamista varten luodaan niin kutsuttuja virhelokeja. Se on ehdottoman välttämätöntä, jotta voimme reagoida mahdollisimman nopeasti mahdollisiin sisällön näyttämiseen ja toteuttamiseen liittyviin ongelmiin (oikeutettu etu). Tiedot ovat pääsääntöisesti pseudonymisoituja, joten niiden perusteella ei pystytä päättelemään yksittäisen henkilön henkilöllisyyttä. Käsittelyn oikeusperuste on Saksan TDDDG-tietosuojasäädöksen 25 § 2 momentin 2 kohta. Kun järjestelmä näyttää virheilmoituksen, se kerää yleisiä tietoja, kuten sivuston verkkotunnuksen, selaimen ja selainversion, käyttöjärjestelmän, IP-osoitteen sekä virheilmoituksen aikaleiman tai tekniset tiedot. Virhelokeja säilytetään enintään seitsemän päivän ajan. Oikeutta vastustaa tätä käsittelyä ei synny.

Evästeiden käyttö

Rekrytointisivustolla käytetään paikoin niin kutsuttuja evästeitä. Ne ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteeseen, jolla rekrytointisivustoa käytetään. Yleisesti ottaen evästeiden tarkoitus on varmistaa suojattu pääsy verkkosivustolle (”ehdottomasti välttämätön”), toteuttaa tiettyjä vakiokieliasetusten kaltaisia toimintoja (”toiminnallinen”), parantaa käyttökokemusta tai sivuston suorituskykyä (”suorituskyky”) tai sijoittaa kohdennettuja mainoksia (”markkinointi”). Käytämme rekrytointisivustolla yleensä vain ehdottomasti välttämättömiä, toiminnallisia tai suorituskykyyn liittyviä evästeitä, erityisesti tiettyjen oletusasetusten, kuten kieliasetuksen, toteuttamiseen, työpaikkailmoituskanavan tunnistamiseen tai sen työpaikkailmoituksen vaikuttavuuden analysointiin, jonka kautta käyttäjä on siirtynyt rekrytointisivustolle. Evästeiden käyttö on ehdottoman välttämätöntä palveluidemme tarjoamista ja siten sopimuksen toteuttamista varten (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Säilyttämisaika: enintään yksi kuukausi tai selainistunnon loppuun asti Vastustamisoikeus: Selaimen asetuksissa voi määrittää, sallitaanko vai estetäänkö evästeiden käyttö. Jos evästeet poistetaan käytöstä, rekrytointisivuston toiminnot voivat olla rajoitettuja tai täysin poissa käytöstä.

Rekisteröityjen oikeudet

Jos Personio SE & Co. KG rekisterinpitäjänä käsittelee henkilötietoja, hakijalla on rekisteröitynä EU{{n}} yleisen tietosuoja-asetuksen III luvun mukaisesti tiettyjä oikeuksia käsittelyn oikeusperusteesta ja tarkoituksesta riippuen. Näitä oikeuksia ovat erityisesti oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla) sekä oikeudet tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla), tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla) ja käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla), oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 20 artikla) ja vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla). Jos henkilötietoja käsitellään hakijan suostumuksella, hänellä on oikeus peruuttaa suostumus yleisen tietosuoja-asetuksen 7 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Jos haluat käyttää oikeuksia, joita sinulla rekisteröitynä on rekrytointisivuston hallintaa varten käsiteltäviin tietoihin, ota yhteyttä Personio SE & Co. KG{{n}} tietosuojavastaavaan (katso kohta B).

Loppusäännökset

Personio pidättää oikeuden päivittää tietosuojaselostetta milloin tahansa, jotta se voi varmistaa, että tietosuojaseloste on aina ajantasaisten lakisääteisten vaatimusten mukainen, tai jotta siinä otetaan huomioon tarjottuihin palveluihin tehdyt muutokset, kuten lisätyt uudet palvelut. Tässä tapauksessa uutta tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin sen voimaantulon jälkeen tehtyihin työhakemuksiin ja käynteihin tällä rekrytointisivustolla.